個人事業主がChatGPTを仕事で使う方法｜業務効率化に役立つ活用例と注意点

個人事業主として仕事をしていると、本来の業務だけでなく、問い合わせへの返信や見積書・請求書の作成、経費の整理、SNSやホームページでの情報発信など、さまざまな仕事を自分で行わなければなりません。

「やらなければならないことが多く、本来の仕事に十分な時間を使えない」と感じている方もいるのではないでしょうか。

こうした日々の業務を効率化する方法の一つとして活用できるのが「ChatGPT」です。

ChatGPTは質問に答えてくれるだけでなく、メールの下書きや文章作成、アイデア出し、情報整理など、さまざまな仕事に活用できます。使い方を工夫すれば、一人で多くの業務をこなす個人事業主の心強いサポートツールになります。

一方、有料プランを仕事で利用する場合には、「ChatGPTの利用料金は経費にできる？」「領収書は発行できる？」「どの勘定科目で処理すればいい？」といった点も気になるところでしょう。

また、ChatGPTを仕事で利用する際は、回答をそのまま信用するのではなく、内容が正しいか確認することも大切です。顧客の個人情報や事業上の機密情報など、入力する情報にも注意しなければなりません。 この記事では、個人事業主がChatGPTを仕事でどのように活用できるのか、具体的な活用例を紹介するとともに、利用料金の経費処理や領収書、勘定科目についての一般的な考え方、仕事で利用するときの注意点までわかりやすく解説します。

ChatGPTとは？

ChatGPT（チャットジーピーティー）は、OpenAIが提供する生成AIサービスです。人と会話するように質問や指示を入力すると、その内容に応じて文章を作成したり、質問に回答したりできます。

例えば、「お客様へのお礼メールを作って」「この文章をわかりやすく書き直して」と入力すると、指示に合わせた文章を作成してくれます。

また、文章作成だけでなく、情報の整理や要約、アイデア出し、画像の作成、ファイルの内容をもとにした分析など、さまざまな用途に活用できます。

仕事では、次のような使い方が考えられます。

• メールや案内文の下書きを作る
• SNSの投稿案を考える
• ブログやホームページの記事構成を考える
• 商品やサービスのアイデアを整理する
• 長い文章や資料の内容をまとめる
• ExcelやWordの操作について質問する
• チラシや資料に使用する画像を作る

ChatGPTの特徴は、最初から完璧な指示を出さなくても、会話を続けながら内容を調整できることです。

例えば、作成された文章を見て「もう少し短くして」「専門用語を使わずに説明して」「50代のお客様にも伝わる表現にして」と追加で指示することで、目的に合った内容へ近づけていくことができます。

そのため、ChatGPTは単に質問の答えを調べるだけのツールではありません。文章を考える、情報を整理する、アイデアを広げるといった仕事をサポートしてくれるツールとして活用できます。

ChatGPTでできること

ChatGPTでは、文章を作るだけでなく、情報を整理したり、アイデアを出したり、画像を作成したりするなど、さまざまなことができます。

仕事で活用できる代表的なものには、次のようなものがあります。

• 文章を作る
  メールや案内文、SNSの投稿、商品説明、ブログ記事などの文章を作成できます。
• 文章を直す
  自分で作った文章を読みやすくしたり、短くまとめたり、相手に合わせて表現を変更したりできます。
• 情報を整理・要約する
  長い文章を短くまとめたり、複数の情報を項目ごとに整理したりできます。
• アイデアを出す
  新しい商品やサービス、キャンペーン、SNSの投稿テーマ、キャッチコピーなどの案を出してもらえます。
• わからないことを質問する
  WordやExcelの操作、仕事で知らない用語などについて質問し、説明してもらうことができます。
• 画像を作る
  作りたい画像のイメージを伝えて、ブログやSNS、チラシなどに使用する画像を作成することもできます。
• ファイルやデータをもとに作業する
  文書や表などのファイルを読み込ませて、内容を整理したり、データを分析したりする使い方もできます。

このほかにも、ChatGPTにはさまざまな使い方があります。

重要なのは、すべての機能を覚えることではありません。個人事業主であれば、まずは「普段の仕事の中で時間がかかっていることをChatGPTに手伝ってもらえないか」と考えてみるとよいでしょう。

例えば、毎回15分かけてお客様への案内文を作っているのであれば、ChatGPTに下書きを作ってもらうだけでも作業時間を短縮できる可能性があります。

ChatGPTで何ができるかを覚えることよりも、自分の仕事のどこで使えるのかを見つけることが、仕事で活用するための第一歩です。

個人事業主とChatGPTの相性がよい理由

個人事業主の方の中には、

「本来の仕事だけで一日が終わってしまい、事務作業まで手が回らない」
「SNSやホームページを更新したいけれど、そこまで時間をかけられない」
「問い合わせへの返信や資料作成など、細かな仕事が積み重なっている」
「相談できる人がいないので、何でも自分で考えなければならない」

といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。

個人事業主は、本来の商品やサービスを提供する仕事だけをしていればよいわけではありません。

営業や顧客対応、経理、集客、SNSの更新、ホームページの管理、資料作成など、会社であれば複数の担当者が行う仕事を一人で担当している方も多いでしょう。

しかし、すべての業務に十分な時間をかけるのは難しいものです。

そこで活用できるのがChatGPTです。

例えば、お客様へのメールを一から考える代わりに下書きを作ってもらう、SNSに何を投稿するかアイデアを出してもらう、頭の中にある新しいサービスの内容を整理してもらう、といった使い方ができます。

ChatGPTが特に役立つのは、「考え始めるまでに時間がかかる仕事」や「毎回繰り返している仕事」です。

何もない状態から文章を考えるより、ChatGPTにたたき台を作ってもらい、それを自分の事業に合わせて修正した方が短時間で完成する場合があります。

また、一度作った内容を別の用途へ展開することもできます。

例えば、ホームページに掲載した一つの記事をもとに、Facebook用の紹介文、Xの投稿、Instagram用の文章などを作成すれば、それぞれを一から考える必要がありません。

個人事業主にとってChatGPTを活用する大きなメリットは、単に作業を楽にすることではなく、限られた時間をどこに使うかを変えられることです。

文章の下書きや情報整理などをChatGPTに手伝ってもらい、そこで短縮できた時間を、お客様への対応や商品・サービスの提供など、自分でなければできない仕事に使うことができます。

ChatGPTに仕事をすべて任せるのではなく、一人で多くの仕事を行う個人事業主をサポートする道具として活用する。このように考えると、ChatGPTを仕事のどこに取り入れればよいのかも見つけやすくなります。

個人事業主がChatGPTを仕事で使う10の方法

ChatGPTは、文章を作るだけでなく、アイデア出しや情報整理、資料作成など、個人事業主が日常的に行っているさまざまな仕事に活用できます。

特に、一人で営業や事務、集客、経理などを行っている場合、「自分でなければできない仕事」と「ChatGPTに手伝ってもらえる仕事」を分けることで、限られた時間を有効に使いやすくなります。

ここでは、個人事業主が取り入れやすいChatGPTの活用方法を10個紹介します。

1．メールや問い合わせへの返信文を作る

お客様や取引先へのメールは、一通ずつは短くても、文章を考えるところから始めると意外に時間がかかります。

ChatGPTに、伝えたい内容や相手との関係、文章の雰囲気などを伝えれば、メールや返信文の下書きを作ってもらえます。

例えば、

• 問い合わせへの返信
• 予約や日程調整
• 商品・サービスについての案内
• お礼
• お詫び
• 依頼
• キャンセルへの返信

など、さまざまな文章作成に利用できます。

「丁寧にしてください」「もう少し親しみやすくしてください」「短くしてください」といった追加の指示で、文章を調整することもできます。

ただし、お客様の氏名や連絡先などの個人情報を、そのまま入力することは避けましょう。

2．見積書・請求書などに添える文章を作る

見積書や請求書を送る際には、書類だけでなく、メールや送付状などの文章が必要になることがあります。

例えば、

「見積書を添付したことを伝えたい」
「内容を確認してもらいたい」
「支払期限について案内したい」

といった内容をChatGPTに伝えれば、取引先へ送る文章の下書きを作成できます。

また、見積書の備考欄や商品・サービスの説明など、短い文章をわかりやすくまとめるときにも活用できます。

ただし、金額、支払期限、振込先、契約条件などの重要な情報については、必ず自分で確認してから使用しましょう。

3．SNSの投稿内容や投稿文を考える

SNSを集客に使いたいと思っていても、

「何を投稿すればいいかわからない」
「毎回文章を考えるのが大変」
「いつも同じような内容になってしまう」

と悩むことがあります。

ChatGPTに自分の事業内容やターゲットを伝えることで、投稿テーマや投稿文の案を考えてもらえます。

例えば、飲食店なら、

「新商品の紹介」
「スタッフおすすめの食べ方」
「季節限定商品の案内」
「よくある質問」

など、複数の投稿テーマを出してもらうこともできます。

さらに、一つのホームページ記事からX用の短い投稿、Facebook用の紹介文、Instagram用の投稿文などを作ることも可能です。

一つの情報を複数の媒体へ展開すれば、SNSごとに毎回内容を一から考える負担を減らせます。

4．ホームページやブログの記事作成に活用する

ホームページやブログを更新したいものの、記事を書く時間が取れない個人事業主もいるでしょう。

ChatGPTは、

• 記事のテーマを考える
• タイトルを考える
• 記事の構成を作る
• 見出しを考える
• 本文の下書きを作る
• 書いた文章を読みやすくする
• 誤字やわかりにくい表現を確認する

といった作業にも活用できます。

ただし、ChatGPTだけで記事を完成させるのではなく、自分の経験や実際の事例、商品・サービスについての知識を加えることが大切です。

特に自分の事業については、ChatGPTよりも事業者本人の方が詳しいはずです。

ChatGPTに文章作成を手伝ってもらいながら、自分だから伝えられる情報を加えることで、内容にも独自性が生まれます。

5．チラシや広告のキャッチコピーを考える

チラシや広告を作るときに、

「どんな言葉を使えば興味を持ってもらえるのかわからない」

と悩むこともあります。

ChatGPTに商品やサービスの特徴、ターゲット、伝えたい内容などを伝えれば、キャッチコピーや見出しの案を複数出してもらえます。

例えば、

「50代以上のパソコン初心者を対象にしたExcel講座」
「仕事でExcelを使うことになり困っている人向け」
「堅すぎず、安心感のある表現」

など、条件を具体的にすると目的に合った案を出しやすくなります。

最初に出てきた案をそのまま使う必要はありません。

複数の案を出してもらい、その中から気になるものを選んで、さらに修正していく使い方もできます。

6．商品・サービスや企画のアイデアを整理する

ChatGPTは、チラシや広告に使うキャッチコピーを考えるだけでなく、掲載する内容を整理したり、全体の構成を考えたり、チラシの原案となる画像を作成したりすることもできます。

例えば、

「50代以上のパソコン初心者向け」
「仕事でExcelを使うことになり困っている人が対象」
「安心感があり、初心者でも参加しやすいチラシ」

といったように、商品・サービスの内容だけでなく、ターゲットや目的、希望するイメージまで伝えて原案を作ってもらいます。

作成されたチラシを見ながら、

「開催日をもっと目立たせて」
「説明を減らして」
「写真を大きくして」
「もう少し明るい印象にして」

などと指示し、ある程度まで形を整えていくこともできます。

ただし、ChatGPTだけで最後まで完成させようとすると、細かな文字や配置を修正するために何度もやり取りが必要になることがあります。

そのため、ChatGPTでチラシの原案を作り、ある程度形になったところでCanvaなどのデザインツールに移して細部を調整するという使い方も効率的です。

例えば、文字の位置や大きさ、余白、写真の配置などの細かな調整は、実際の画面を見ながら自分で動かした方が早い場合があります。

ChatGPTで0から原案を作る時間を短縮し、最後の仕上げは使い慣れたツールで行う。

このように、AIと既存のツールを使い分けることで、チラシ制作全体の時間を短縮できます。

7．資料・マニュアル・FAQなどを作成する

事業を続けていると、商品説明資料や業務マニュアル、お客様向けの案内などを作る機会もあります。

ChatGPTは、こうした資料の構成を考えたり、情報を整理したりする作業にも活用できます。

例えば、お客様から同じ質問を何度も受けているのであれば、その内容を整理してFAQを作ることもできます。

また、自分で書いた業務手順をChatGPTに渡して、

「初心者でもわかるマニュアルにしてください」

と依頼する使い方もあります。

ただし、ChatGPTが内容を補うことで、実際には行っていない手順などが追加される可能性もあります。

完成した資料は、必ず実際の業務内容と照らし合わせて確認しましょう。

8．経費や会計について整理するときに使う

個人事業主にとって、経理も欠かせない仕事の一つです。

「この支払いは何の勘定科目だろう？」
「この取引はどのように記録すればいい？」
「経費を管理するために、どんな項目を作ればいい？」

といった疑問が出てくることもあります。

ChatGPTに取引の内容や支払方法などを伝えて、一般的な勘定科目や仕訳の考え方を確認したり、経費管理表に必要な項目を整理してもらったりすることができます。

ただし、ChatGPTの回答だけで税務上の判断をすることは避けましょう。

税務上の取り扱いは、事業内容や取引の状況などによって異なる場合があります。ChatGPTはあくまで情報を整理したり、一般的な考え方を確認したりするために利用し、判断に迷う場合は税理士などの専門家へ相談しましょう。

9．Excel・Wordなど仕事でわからないことを調べる

仕事でパソコンを使っていると、

「Excelでこの計算をするにはどうすればいい？」
「Wordの表が次のページに移動してしまう」
「PDFにする方法がわからない」

など、ちょっとしたところで作業が止まることがあります。

そのようなときにもChatGPTを利用できます。

単に質問するだけでなく、

「パソコン初心者にもわかるように説明してください」
「Excelのどのタブを開けばいいか、順番に説明してください」

など、自分のレベルに合わせた説明を求めることもできます。

また、Excelの数式がうまく動かない場合には、数式を提示して問題点を確認してもらうといった使い方もできます。

ただし、使用しているソフトのバージョンなどによって画面や操作方法が異なることもあるため、実際の画面を確認しながら進めましょう。

10．情報収集や比較・検討の補助に使う

新しいサービスを導入したり、商品を購入したりするときには、複数の情報を比較する必要があります。

ChatGPTを使って、

• 比較するときのポイントを整理する
• メリット・デメリットを整理する
• 比較表を作る
• 調べるべき項目を洗い出す
• 専門用語をわかりやすく説明してもらう

といったこともできます。

例えば、新しい予約システムを検討しているなら、

「小規模店舗が予約システムを選ぶときに比較した方がよい項目を教えてください」

と質問すれば、料金、機能、決済方法、操作性など、比較するための項目を整理する材料になります。

ただし、料金やサービス内容、制度などは変更されることがあります。

最新情報が必要な場合は、ChatGPTの回答だけで判断せず、各サービスの公式サイトなど一次情報も確認したうえで比較・検討することが大切です。

個人事業主なら「一つの仕事を複数の用途に展開」する使い方も便利

ChatGPTを使って一つの内容を別の用途へ展開するときは、毎回難しい指示を考える必要はありません。

基本的には、「元になる内容」「何に使うのか」「誰に伝えるのか」「どのように仕上げてほしいのか」を伝えます。

例えば、次のような型を使えます。

以下の内容をもとに、【使用する媒体・用途】の文章を作成してください。

【元になる内容】
○○○○

【ターゲット】
○○○○

【伝えたいこと・目的】
○○○○

【文章の雰囲気】
○○○○

【文字数・形式など】
○○○○

例えば、ブログ記事からInstagramの投稿を作りたい場合は、次のように依頼できます。

以下のブログ記事をもとに、Instagramの投稿を作成してください。

【ターゲット】
パソコン操作に苦手意識がある40～50代

【目的】
記事の内容に興味を持ってもらい、詳しい内容をホームページで読んでもらう

【文章の雰囲気】
初心者にもわかりやすく、親しみやすい文章

【形式】
Instagramの投稿として読みやすい長さにまとめる

【元になる記事】
（ここに記事を貼り付ける）

商品説明をチラシへ展開する場合も、基本的な考え方は同じです。

以下の商品説明をもとに、チラシの原案を作成してください。

【ターゲット】
○○○○

【目的】
○○○○

【特に伝えたいこと】
○○○○

【チラシの雰囲気】
○○○○

【元になる商品説明】
○○○○

最初から完璧な依頼文を作る必要はありません。

出てきた内容を確認して、

「もう少し短くしてください」
「この部分をもっと目立たせてください」
「初心者向けの言葉にしてください」
「この表現は使わないでください」

などと追加で指示しながら調整できます。

大切なのは、ChatGPTに「文章を作って」とだけ伝えるのではなく、何をもとに、誰に、何のために、どのような形で伝えたいのかを伝えることです。

文章の校正や言い換えにも使える

自分で文章を書いたあとにChatGPTを使う方法もあります。

次の文章を読みやすくしてください。
内容は変えないでください。

あるいは、

誤字脱字や不自然な日本語がないか確認してください。

と依頼します。

メール、報告書、案内文、Webサイト、SNSなど、文章を書く仕事全般で利用できます。

特に「文章を一から作らせる」のではなく、自分が書いた文章を整えてもらうところから始めると、初心者でも仕事に取り入れやすいでしょう。

情報整理にもChatGPTを活用できる

仕事では、情報がバラバラに集まってくることがあります。

たとえば、複数の人から届いた意見を整理したい場合、

次の意見を「良かった点」「改善してほしい点」「要望」に分類してください。

と依頼できます。

アンケート結果、問い合わせ内容、打ち合わせメモなど、大量の文章を整理するときにも役立ちます。

「文章を作るAI」と考えるだけでなく、情報を整理するアシスタントとして考えると活用できる場面が増えてきます。

ChatGPTへの指示は具体的にする

ChatGPTを仕事で使ってみたものの、「思っていた答えが出てこない」ということもあります。

この場合、ChatGPTの性能だけでなく、指示が曖昧なことも原因の一つです。

たとえば、

メールを書いて。

だけでは、誰に何を伝えるメールなのかわかりません。

そこで、

取引先へ納期を1週間延ばしてもらうお願いのメールを作ってください。
こちらの都合による変更なので、お詫びを入れてください。
300文字程度の丁寧なビジネスメールにしてください。

と具体的にします。

仕事で使う場合は、特に「目的」「相手」「背景」「条件」「出力してほしい形式」を伝えると、欲しい回答に近づきやすくなります。

一度で完成させようとせず、

• 「もう少し短くして」
• 「初心者向けにして」
• 「表にしてください」

など、会話しながら修正するのもChatGPTの便利な使い方です。

よく使う指示はテンプレートにしておこう

毎回同じような仕事をしているなら、ChatGPTへの指示も毎回一から入力する必要はありません。

たとえば、毎週作る報告書なら、

以下の内容を週次報告として整理してください。
【今週行ったこと】
【結果】
【問題点】
【来週行うこと】

という基本形を保存しておきます。

次回から中身だけを入れ替えれば使えます。

ChatGPTで仕事を効率化する場合、単発で便利な使い方を探すだけでなく、繰り返し発生する仕事を見つけて「自分用の型」を作ることが重要です。

ChatGPTに任せる仕事と自分で判断する仕事を分けよう

ChatGPTを使えば、すべての仕事を自動化できるわけではありません。

ChatGPTに向いているのは、

• 文章のたたき台を作る
• 情報を整理する
• 要約する
• アイデアの候補を出す
• 表現を整える
• 作業方法の候補を考える

といった作業です。

一方で、「この内容で契約してよいか」「この数字で経営判断してよいか」「このメールを本当に送ってよいか」といった最終的な判断は、人が行う必要があります。

ChatGPTに仕事を任せるのではなく、ChatGPTと仕事を分担すると考えるとよいでしょう。

ChatGPTで仕事を効率化するときの注意点

仕事でChatGPTを利用する場合、便利さだけでなく情報の扱いにも注意が必要です。

特に、会社の機密情報、顧客の個人情報、公開前の情報などを安易に入力しないようにしましょう。会社で生成AIの利用ルールが決められている場合は、そのルールに従います。

また、ChatGPTはもっともらしい内容でも、事実と異なる回答をする場合があります。

そのため、

「ChatGPTが答えたから正しい」と考えず、最後は自分で確認する

ことが大切です。業務利用では、機密情報の取り扱いと生成内容の確認が重要な注意点として挙げられています。

まずは毎日時間がかかっている仕事を1つ探してみよう

ChatGPTを仕事に取り入れるために、難しいことから始める必要はありません。

まずは自分の仕事を振り返って、

• 「毎回このメールを書くのに時間がかかる」
• 「会議メモをまとめるのが面倒」
• 「Excelの関数を調べることが多い」
• 「文章を考えるところでいつも手が止まる」

といった作業を1つ探してみましょう。

そこからChatGPTを使ってみると、仕事のどこを効率化できるのかが見えてきます。

ChatGPTを使う力もこれからのパソコンスキルの一つ

これまで仕事で必要なパソコンスキルといえば、WordやExcelなどの操作が中心でした。

しかし現在は、生成AIを仕事の中でどう活用するかという力も重要になってきています。職場でのChatGPT利用はさまざまな業界・部門へ広がっており、用途も文章作成だけに限られていません。

ただChatGPTを使えるだけではなく、

「どの仕事を任せると効率化できるかを考え、適切に指示し、出てきた結果を自分で確認して仕事に活かす」

ところまでできると、実務で役立つスキルになります。

よつばIoTカレッジでは生成AIの使い方も学べます

よつばIoTカレッジでは、WordやExcelなどのパソコン操作だけでなく、仕事に役立つ生成AIの活用についても学ぶことができます。

ChatGPTは、使い方を一度説明されただけで身につくものではありません。

実際に、

• 「この仕事ならどうお願いすればいい？」
• 「この回答をどう直せば使える？」
• 「Excelと組み合わせるにはどうすればいい？」

と試しながら使うことで、少しずつ自分の仕事に合った活用方法が見つかります。

「ChatGPTを使ってみたいけれど、仕事でどう使えばよいかわからない」という方も、まずは身近な仕事から生成AIを活用してみましょう。